Všeobecné obchodní podmínky

Všeobecné obchodní podmínky

poskytování služeb společnosti ORKÁN plus, s.r.o., se sídlem Brno, Makovského náměstí 2, PSČ 616 00, IČO: 276 86 710, zapsané v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka č. 52052,

ke dni 1. 4. 2015

1. A.  Obecná ujednání

platná pro veškeré služby poskytovatele

Článek 1

Práva a povinnosti stran

1.1   Smluvní strany mezi sebou uzavřely Smlouvu o poskytování odborné pomoci (dále jen „Smlouva“), jejíž nedílnou součástí jsou tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“). Smluvní strany se podpisem Smlouvy zavázaly tyto VOP dodržovat jako nedílnou součást ujednání obou stran.

1.2   Předmět smlouvy bude poskytovatel zajišťovat prostřednictvím svých kvalifikovaných zaměstnanců nebo externích spolupracovníků, dle svého vlastního uvážení.

1.3   Poskytovatel je oprávněn a povinen chránit práva a oprávněné zájmy objednatele. Je povinen jednat čestně a svědomitě, důsledně využívat všechny zákonné prostředky a uplatňovat vše, co podle svého přesvědčení a příkazu objednatele pokládá za prospěšné. Je přitom vázán pouze zákony a dalšími obecně závaznými předpisy a v jejich mezích příkazy objednatele. Pokud objednatel formou písemného či emailového oznámení doručeného poskytovateli rozhodne o způsobu řešení určité záležitosti, které je odlišné od názoru či doporučení poskytovatele, je poskytovatel povinen provést úkon přesně podle instrukcí objednatele. V těchto případech však poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za případné škody vzniklé v důsledku tohoto postupu.

1.4   Objednatel se zavazuje předkládat veškerou problematiku k řešení včas, aby bylo možno ji řešit s dostatečným časovým předstihem. Současně bude předkládat poskytovateli veškeré podklady
a informace potřebné k řádnému plnění povinností poskytovatele dle této smlouvy.

1.5   Všichni pracovníci nebo spolupracovníci poskytovatele jsou v rámci poskytování služeb objednateli zavázáni zachovávat absolutní mlčenlivost o všech skutečnostech týkajících se objednatele, se kterými se seznámili při plnění závazků vyplývajících z této smlouvy.

1.6   Poskytovatel odpovídá za správnost plnění předmětu Smlouvy, neodpovídá však za nedostatky způsobené nesprávnými (v případě, že objednatel na jeho výzvu k jejich opravě tuto nezajistí), nepravdivými nebo neúplnými podklady předanými mu objednatelem ke zpracování.

1.7   Poskytovatel má sjednáno pojištění profesní odpovědnosti za škodu auditorů, daňových poradců
a účetních.

Článek 2

Doklady, jejich předávání

2.1   Smluvní strany sepíší písemný protokol o převzetí a zpětném vrácení veškerých dokladů a písemností týkajících se plnění Smlouvy, které budou předány jedné ze stran, pokud o to kterákoliv ze smluvních stran požádá. Smluvní strana, která požádala o sepsání písemného protokolu, návrh písemného protokolu vyhotoví.

2.2   Objednatel je povinen na základě doručení výzvy poskytovatele převzít veškeré doklady a písemnosti odevzdané poskytovateli osobně, pokud je objednatelem fyzická osoba, jednatelem objednatele, pokud je objednatelem právnická osoba, nebo osobou pověřenou objednatelem, a to ve lhůtě určené ve výzvě. Poskytovatel vyzve objednatele k převzetí dokladů doporučeným dopisem a emailem zaslaným na emailovou adresu uvedenou v záhlaví Smlouvy.

2.3   V případě, že objednatel nezajistí převzetí dokladů podle odstavce 2.2 VOP, uhradí poskytovateli ve lhůtě určené ve výzvě k převzetí dokladů zálohu ve výši 150,- Kč za šanon/rok, určenou na krytí nákladů externí archivace dokladů a písemností objednatelem po celou dobu uložení dokumentů/archivace dle platných právních předpisů.

2.4   Objednatel podpisem Smlouvy dává poskytovateli souhlas k tomu, aby v případě nesplnění svých povinností podle odstavce 2.2 a 2.3 VOP poskytovatel skartoval veškeré doklady a písemnosti objednatele, k jejichž převzetí objednatele vyzval. K fyzické skartaci dojde po uplynutí tří měsíců od doručení výzvy podle odst. 2.2 VOP. Odpovědnost za veškeré škody, které objednateli vzniknou v souvislosti se skartací podle tohoto odstavce, nese objednatel.

2.5   Pozdní dodání dokladů anebo dodání takových dokladů, které jsou neúplné nebo nesplňují předepsané náležitosti, může mít rovněž za následek nedodržení zákonných nebo smluvených termínů ze strany poskytovatele, přičemž v těchto případech nese plnou odpovědnost za tato zpoždění a jeho důsledky objednatel.

2.6   Objednatel plně odpovídá za veškeré prvotní doklady a jejich náležitosti stanovené relevantními právními předpisy.

2.7   Objednatel odpovídá za nedostatky způsobené nesprávnými, nepravdivými nebo neúplnými podklady, předanými poskytovateli a za nedostatky způsobené nepředáním všech příslušných dokladů.

Článek 3

Plná moc

3.1   V případě, že platné právní předpisy nebo smluvní ujednání stran budou k plnění předmětu Smlouvy vyžadovat zastoupení objednatele daňovým poradcem, bude takovéto zastoupení zajištěno prostřednictvím daňového poradce poskytovatele. V souladu s tímto ustanovením budou rovněž konstruovány příslušné plné moci, udělené objednatelem.

3.2   Plná moc udělená dle Smlouvy bude zmocněnou osobu v případě dohody stran opravňovat také k nahlížení do osobní daňové informační schránky.

3.3   V případě, že plná moc udělená pro účely plnění povinností poskytovatele dle Smlouvy se ukáže jako nedostatečná či nevyhovující, např. z důvodu změny legislativy nebo praxe příslušných státních orgánů, zavazuje se objednatel na výzvu poskytovatele udělit poskytovateli (jím určené osobě) plnou moc ve znění dle požadavku poskytovatele. V případě porušení této povinnosti nese objednatel ke své tíži veškeré škody vzniklé v návaznosti na absenci řádné plné moci, včetně nemožnosti řádného plnění povinností poskytovatele dle Smlouvy.

Článek 4

Platební podmínky

4.1   V případě poskytnutí služeb, jejichž cena není stanovena Smlouvu, se použijí sazby dle standardního ceníku poskytovatele, s jehož aktuálním zněním poskytovatel obeznámil objednatele při podpisu Smlouvy. Standardní ceník poskytovatele je kdykoliv k nahlédnutí na recepci v sídle poskytovatele a na žádost objednatele mu bude zaslán emailem na jeho emailovou adresu uvedenou v záhlaví Smlouvy. Změna standardního ceníku je poskytovatelem vyhrazena.

4.2   Částky sjednané Smlouvou poskytovatel vyúčtuje pravidelně vždy v závislosti na jejich objemu, nejméně však jednou za měsíc, pokud se strany nedohodnou jinak (možná je i ústní forma takové dohody). Hodinová sazba za služby poskytovatele je považována za sazbu za celou (tj. nikoli započatou) hodinu, přičemž účtovány budou i služby poskytnuté v menším rozsahu než je jedna hodina. V takovém případě je nejmenší účtovatelnou jednotkou 0,25 hod.

4.3   Cena dle Smlouvy bude zvýšena o poskytované služby, které budou vykonávány na žádost objednatele nad rámec Smlouvy. Poskytovatel zvlášť objednateli vyúčtuje zejména tyto položky:

-       náklady vynaložené na překladatelské služby, externí auditorské nebo jiné externí nakupované služby (např. služby soudního znalce apod.),

-       zprostředkovatelská činnost, sekretářské nebo písařské práce, osobní doručování písemností na úřady nebo do banky a podobně,

-       náklady spojené s ukončením Smlouvy výpovědí ze strany objednatele k jinému datu, než k poslednímu dni účetního období. Strany se dohodly na tom, že tyto náklady činí dvojnásobek průměrné měsíční odměny poskytovatele za služby poskytované poskytovatelem na základě vypovězené Smlouvy nebo pouze její vypovězené části; průměrná měsíční odměna poskytovatele se určí průměrem za posledních 12 měsíců platnosti vypovězené Smlouvy nebo její odpovídající vypovězené části, nebo za poměrné období její platnosti,

-       cestovní náhrady v souladu s příslušnými právními předpisy,

-       materiál spotřebovaný poskytovatelem v souvislosti s plněním Smlouvy,

-       uhrazené poplatky a kolky,

-       práce kvalifikované účetní prováděné v sídle objednatele,

-       případné další služby poskytnuté nad rámec Smlouvy.

4.4   V případě účtování měsíční fixní odměny za zastupování na základě generální plné moci bude odměna poskytovatele v případě, že objednatel je měsíčním plátcem DPH, účtována měsíčně vždy po skončení příslušného zdaňovacího období, v ostatních případech bude účtována předem na následující kalendářní čtvrtletí.

4.5   V případě, že služby poskytovatele budou hrazeny měsíční paušální odměnou, bude tato odměna účtována pravidelně, vždy ihned po skončení daného účetního období, bez ohledu na skutečnost, zda za toto účetní období již byly předány účetní doklady ke zpracování, či nikoliv. Dnem uskutečnění zdanitelného plnění bude tedy poslední den v měsíci.

4.6   Částky cen a nákladů dle Smlouvy jsou uvedeny bez DPH, částka DPH v příslušné sazbě k nim tedy bude poskytovatelem automaticky připočítána. Veškeré služby poskytnuté dle Smlouvy je objednatel povinen zaplatit na základě dokladu vystaveného poskytovatelem za příslušné období se splatností 10 dní, pokud nebude na daňovém dokladu uvedeno jinak. Daňové doklady poskytovatele budou vystavovány a objednateli zasílány v elektronické formě, objednatel s tímto postupem výslovně souhlasí. Daňové doklady poskytovatele budou zasílány na elektronickou adresu objednatele, uvedenou v záhlaví Smlouvy („E-mail pro fakturaci“), pokud objednatel nesdělí poskytovateli jinou elektronickou adresu, a budou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem poskytovatele. Daňový doklad se má za doručený dnem následujícím po jeho odeslání poskytovatelem na elektronickou adresu objednatele. Bez ohledu na ujednání tohoto odstavce je poskytovatel oprávněn vystavit a objednateli zaslat daňový doklad také v listinné formě. Ujednání o vystavování a zasílání daňových dokladů v elektronické formě se nepoužije v případě, že strany při uzavírání Smlouvy tento postup výslovně vyloučí a tedy neuvedou ve Smlouvě ani e-mailovou adresu pro fakturaci.

4.7   Sjednaná cena za všechny služby poskytované poskytovatelem objednateli dle Smlouvy může být poskytovatelem jednostranně navýšena o míru inflace oficiálně vyhlášenou Českým statistickým úřadem za předcházející období.

4.8   Veškeré částky dle Smlouvy jsou považovány za uhrazené dnem jejich připsání na účet druhé smluvní strany, pokud nebude stranami dohodnuto jinak. Smluvní strany se dohodly, že poskytovatel je oprávněn své splatné i nesplatné pohledávky započítávat vůči splatným i nesplatným pohledávkám objednatele.

4.9    Smluvní hodinové sazby budou průběžně vyhodnocovány na základě rozsahu provedených prací
a počtu účetních dokladů. Její případná změna či eventuální přechod na paušální nebo položkovou sazbu bude stanovena písemnou dohodou smluvních stran. Smluvní strany se dohodly na tom, že po uplynutí 6 měsíců od účinnosti Smlouvy bude možné přistoupit k vyhodnocení dosavadní spolupráce a způsobu stanovení ceny za služby poskytovatele za účelem případné změny sjednaných podmínek.

4.10 V případě, že klient bude mít zájem o informaci o účtované částce ještě před zasláním příslušného daňového dokladu poskytovatele, je povinen takovýto požadavek zaslat poskytovateli emailem před skončením období, za které jsou služby účtovány, v emailovém požadavku je povinen specifikovat, pro jaké období tento jeho požadavek platí. Pokud emailový požadavek nebude obsahovat specifikaci období platnosti, bude na tento požadavek poskytovatel reagovat pouze v období nejblíže následujícím po obdržení požadavku.

Článek 5

Sankce

5.1   Smluvní pokutu dle Smlouvy se objednatel zavazuje poskytovateli uhradit nejpozději v termínu její splatnosti, kterým je poslední den v příslušném měsíci, ve kterém nárok na smluvní pokutu vznikl. V případě, že poskytovatel odstoupí od Smlouvy pro porušení povinnosti objednatele, na základě které může být účtována smluvní pokuta, nastává splatnost smluvní pokuty okamžikem ukončení Smlouvy odstoupením ze strany poskytovatele.

5.2   Bude-li mít objednatel závažný důvod k pozastavení úhrady za poskytnuté služby, je povinen sdělit své rozhodnutí o pozastavení úhrady i s důvodem písemně, nejpozději do 5 dnů po datu, kdy byla faktura doručena objednateli. V takovém případě pak smluvní strany provedou konzultace za účelem vyjasnění vzniklé situace a v případě, že důvody objednatele budou oběma stranami shledány jako důvodné, nebude sjednaná smluvní pokuta účtována.

5.3   Bude-li objednatel v prodlení s úhradou jakéhokoliv svého závazku vůči poskytovateli, je poskytovatel oprávněn přerušit provádění všech prací vykonávaných na základě Smlouvy až do doby uhrazení veškerých dlužných částek poskytovateli. Do doby uhrazení veškerých dlužných částek poskytovatel zároveň není povinen předat výsledky práce, které jsou předmětem plnění Smlouvy, a to ani částečné. Poskytovatel v tomto případě neodpovídá za škody vzniklé objednateli přerušením prací nebo neodevzdáním výsledků prací. Bude-li prodlení objednatele s úhradou jeho závazku trvat déle než 30 dnů, je poskytovatel oprávněn okamžitě odstoupit od této smlouvy, s účinností ke dni doručení odstoupení objednateli.

5.4   Pokud bude objednatel v prodlení s placením závazků vůči poskytovateli v průměru více než 30 dnů za posledních 12 měsíců platnosti této smlouvy, objednatel dává podpisem Smlouvy poskytovateli souhlas k tomu, aby poskytovatel mohl přejít na zálohový systém placení jakékoliv odměny podle Smlouvy. Tyto částky pak budou vyúčtovány zálohovou fakturou po určení odměny za poskytované služby kvalifikovaným odhadem poskytovatele. Práce poskytovatele v takovém případě nebudou zahájeny dříve, než bude uhrazena příslušná záloha, veškeré škody a náklady vzniklé v důsledku tohoto postupu jdou k tíži objednatele.

5.5   Nedodržení termínů sjednaných Smlouvou nebo těmito VOP pro předávání podkladů, účetních dokladů a informací objednatelem zakládá právo poskytovatele jednostranně zvýšit cenu účtovanou za práce, k jejichž realizaci byly tyto podklady/účetní doklady/informace vyžadovány, až o 30 %.

Článek 6

Závěrečná ustanovení

6.1   Smluvní strany budou za účelem plnění Smlouvy a vypořádání veškerých vzájemných práv a povinností, které vznikly smluvním stranám na základě Smlouvy, případně za účelem sjednání jakýchkoliv změn Smlouvy, komunikovat výhradně prostřednictvím kontaktních osob uvedených v záhlaví Smlouvy, pokud nebude písemně sjednána jiná kontaktní osoba.

6.2   Smluvní strany jsou oprávněny a zároveň povinny vzájemně se informovat o jakýchkoliv změnách týkajících se kontaktních osob pro účely komunikace podle odstavce 6.1 výše. Změny si sdělí emailem na emailové adresy uvedené v záhlaví Smlouvy, pokud nebyla písemně sjednána jiná emailová adresa.

6.3   Objednatel se zavazuje, že zajistí přijímaní emailů poskytovatele, odeslaných z jakékoliv emailové adresy, ve tvaru „...@orkan.cz“. Poskytovatel bude obdobně přijímat emaily objednatele z emailové adresy uvedené v záhlaví Smlouvy. Změna kontaktní emailové adresy kterékoliv smluvní strany nepodléhá souhlasu druhé smluvní strany, ale musí být druhé smluvní straně oznámena. Smluvní strany jsou oprávněny změněnou kontaktní emailovou adresu oznámit pouze emailem nebo poštou. Poskytovatel neodpovídá za případné škody, které objednateli vznikly z důvodu neoznámení změny jeho kontaktní emailové adresy.

6.4   Písemnosti dle Smlouvy se považují za řádně doručené, i jestliže byly doporučeně doručovány na poslední známou adresu druhé smluvní strany a nebyly v úložní době vyzvednuty či se vrátily
s doložkou "adresát neznámý", "adresát odstěhován" či jinou doložkou obdobného významu nebo v případě, že jejich přijetí bylo adresátem odepřeno. V pochybnostech se má za poslední známou adresu adresa uvedená v obchodním rejstříku, případně adresa uvedená v této smlouvě.

6.5   Jakékoliv změny Smlouvy lze činit pouze formou písemných dodatků se souhlasem obou smluvních stran, ledaže Smlouva nebo VOP výslovně připouští i ústní formu změny, tyto VOP mohou být změněny postupem dle článku V Smlouvy.

6.6   Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou s 2 měsíční výpovědní lhůtou. Je možné vypovědět i část Smlouvy. Dojde-li u některé strany k podstatnému neplnění povinností, může druhá smluvní strana smlouvu vypovědět s jednoměsíční výpovědní lhůtou. Lhůta počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi druhé straně. Smlouva může být dále ukončena písemným odstoupením poskytovatele v případě, že na straně objednatele došlo k podstatnému či déletrvajícímu porušení Smlouvy nebo VOP. Odstoupení je v takovém případě účinné dnem jeho doručení objednateli, není-li v něm stanoveno datum pozdější.

6.7   Objednatel v souladu s § 5 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů uděluje podpisem Smlouvy souhlas s tím, aby poskytovatel shromažďoval, uchovával a dále zpracovával osobní údaje objednatele, které získal v souvislosti s uzavřením a plněním Smlouvy. Objednatel v souladu s § 15a zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění pozdějších předpisů podpisem Smlouvy uděluje dále souhlas s tím, aby poskytovatel pořídil kopii občanského průkazu objednatele/osob za objednatele jednajících, čím také umožní poskytovateli ověřit totožnost dotčených osob.

6.8   V případě vyšší moci je každá strana zproštěna svých závazků ze Smlouvy a jakékoliv nedodržení (celkové nebo částečné) nebo prodlení v plnění jakéhokoliv ze závazků uloženého Smlouvou nebo VOP kterékoliv ze smluvních stran bude tolerováno a tato strana nebude odpovědná za škody nebo jinak, pokud takovéto nedodržení nebo prodlení bude přímým nebo nepřímým důsledkem některé z vyšších mocí. Přitom není rozhodné, zda taková příčina existovala v době uzavření Smlouvy nebo nastala později, bez ohledu na to, zda mohla být při podpisu Smlouvy některou ze smluvních stran v rozumné míře předvídána.

6.9   Nevynutitelnost nebo neplatnost kteréhokoliv článku, odstavce, pododstavce nebo ustanovení Smlouvy nebo VOP neovlivní vynutitelnost nebo platnost ostatních ustanovení Smlouvy/VOP. V případě, že jakýkoliv takovýto článek, odstavec, pododstavec, ustanovení by měl z jakéhokoliv důvodu pozbýt platnosti (zejména z důvodu rozporu s aplikovatelnými zákony a ostatními právními normami), provedou smluvní strany konzultace a dohodnou se na právně přijatelném způsobu provedení záměrů obsažených v takové části Smlouvy/VOP, jež pozbyla platnosti.

1. B.  Zvláštní ujednání

pro jednotlivé druhy služeb poskytovatele

Článek 7

Poskytování daňových a účetních poradenských služeb

7.1   Poskytovatel se zavazuje na dotazy zadané objednatelem prostřednictvím portálu na internetových stránkách https://atollon.com/orkan.cz (dále jen portál „Atollon“) odpovídat následujícím způsobem:

-        v případě složitějšího dotazu do 18. hodiny třetího následujícího pracovního dne,

-        v případě jednoduchého dotazu nejpozději do 18. hodiny následujícího pracovního dne,

-        v případě posouzení smlouvy nebo náročného daňového problému do jednoho týdne od obdržení zadání poskytovatelem,

-        v ostatních případech dle dohody.

Aktivní využití služeb portálu Atollon ze strany objednatele předpokládá jeho registraci na stránkách Atollon. V rámci registrace je objednatel povinen poskytnout své identifikační údaje a případně další blíže specifikované informace, a to formou, která bude objednateli při registraci na stránkách sdělena.

7.2   Na dotazy zaslané poštou, faxem nebo emailem poskytovatel po jejich obdržení písemně odpoví bez zbytečného odkladu. Odpověď na dotaz zaslaný jakýmkoliv jiným způsobem než způsobem podle odstavce 7.1 tohoto článku však nemůže garantovat a ani negarantuje.

7.3    Bude-li ke kvalifikované odpovědi nutné vyžádání stanoviska třetí osoby (FÚ, MF, gestorské firmy, apod.), bude termín odpovědí dohodnut individuálně.

7.4    Odpovědi na telefonické dotazy nebudou zhotoveny písemně a nejsou smluvními stranami považovány za závazné.

7.5    Za účetní poradenství se považuje rovněž zjišťování či doplňování informací, materiálů a podkladů od objednatele nebo jiných osob (nebo příprava takových podkladů), pokud je to potřebné k řádnému poskytnutí poradenských služeb.

Článek 8

Vedení účetnictví

8.1   Účetní doklady budou po dobu jejich zpracovávání uloženy u poskytovatele tak, aby mohly být kdykoliv předloženy případné kontrole a k nahlédnutí objednateli. Po zpracování dokladů budou tyto předány zpět objednateli postupem dle odst. 2.2 těchto VOP.

8.2 Poskytovatel bude dohlížet na dodržení termínů a lhůt pro splnění povinnosti objednatele vůči finančnímu úřadu, orgánům sociálního a zdravotního pojištění a úřadu statistiky.

8.3   Poskytovatel je povinen vyžadovat od objednatele podklady pro zpracování závazných informací pro výše uvedené úřady a orgány a tyto informace zpracovávat tak, aby ve lhůtách požadovaných právními předpisy nebo pokyny bylo možno požadované doklady odevzdat.

8.4   V případě zjištěných chyb v účetnictví, které budou mít za následek sankci, tj. pokutu nebo penále uložené ze strany finančního úřadu vůči objednateli, má poskytovatel povinnost nahradit mu vzniklou škodu v plné výši do 60 dnů ode dne, kdy objednatel uhradil vyměřenou sankci finančnímu úřadu. Pokud dojde ze strany finančního úřadu k částečnému nebo úplnému prominutí sankce, ať už před uhrazením vzniklé škody poskytovatelem objednateli nebo po jejím uhrazení, bude se tato skutečnost vztahovat rovněž na náhradu škody mezi poskytovatelem a objednatelem dle tohoto odstavce. Tato náhrada bude poměrně snížena o částku rovnající se výši prominuté sankce, případně bude částka odpovídající výši prominuté sankce objednatelem poskytovateli bez zbytečného odkladu vrácena.

8.5  Objednatel se zavazuje předávat pravidelně poskytovateli všechny účetní doklady týkající se jeho podnikatelské činnosti, které budou přesně odpovídat ustanovením platných právních předpisů
o účetnictví a všem ostatním právním předpisům, na adresu poskytovatele. Objednatel se zavazuje nedodat k zaúčtování v žádném případě doklady, které nebyly vynaloženy na dosažení zajištění
a udržení zdanitelných příjmů nebo které s jeho podnikáním nesouvisejí. V těch případech, kdy se některý výdaj bude týkat jak podnikatelské činnosti objednatele, tak i případné soukromé spotřeby jiných osob, je objednatel povinen prokazatelně označit červeně na daný doklad procento využití tohoto výdaje pro podnikatelské účely a připojit podpis odpovědné osoby (např. u účtenek za telefony, u některých drobných nákupů majetku, DHM apod.).

8.6    Za účetní doklady se považují i veškeré uzavřené smlouvy, na které platí předcházející ustanovení obdobně (např. nájemní smlouvy, leasingové smlouvy, zprostředkovatelské smlouvy, smlouvy o sdružení, kupní smlouvy (pokud jsou uzavřeny písemně) apod.) a všechny interní doklady objednatele, včetně evidence zásob a inventurního seznamu provedeného podle příslušných zákonných předpisů.

8.7    Ode dne podpisu Smlouvy se objednatel zavazuje pravidelně 1x měsíčně dodávat poskytovateli veškeré účetní doklady vystavené a přijaté objednatelem v daném měsíci k zaúčtování, a to nejpozději do 15. dne měsíce následujícího v případě plátce DPH, u neplátce DPH nejpozději do 10 dnů po skončení každého sudého měsíce. Doklady mohou být zaslány i poštou doporučeně na adresu poskytovatele.

8.8    Plátce DPH je povinen dbát na to, aby daňové doklady dodané na zaúčtování měly všechny zákonné náležitosti nutné k provedení odpočtu DPH na vstupu a vystavované daňové doklady byly plně v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty v platném znění. Bude-li na daňovém dokladu na vstupu chybět některá náležitost stanovená zákonem o DPH, bude poskytovatelem proveden odpočet DPH na odpovědnost objednatele. Objednatel je v takovém případě povinen doručit poskytovateli znovu a řádně vystavený daňový doklad nejpozději před založením zpracovaného účetnictví do archivu nebo před zahájením kontroly finančním úřadem. Bude-li mít nedodržení tohoto ustanovení za následek postih ze strany finančního úřadu nebo případně neuznání dokladu a doměření daně, nese plnou odpovědnost objednatel. V případě jakýchkoliv nejasností může poskytovatel na žádost objednatele podat vysvětlení, radu nebo konzultaci.

Článek 9

Vedení daňové evidence

9.1  Doklady daňové evidence budou po dobu jejich zpracovávání uloženy u poskytovatele tak, aby mohly být kdykoliv předloženy případné kontrole a k nahlédnutí objednateli. Po zpracování dokladů budou tyto předány zpět objednateli postupem dle odst. 2.2 těchto VOP.

9.2   Poskytovatel bude dohlížet na dodržení termínů a lhůt pro splnění povinnosti objednatele vůči finančnímu úřadu, orgánům sociálního a zdravotního pojištění a úřadu statistiky.

9.3   Poskytovatel je povinen vyžadovat od objednatele podklady pro zpracování závazných informací pro výše uvedené úřady a orgány a tyto informace zpracovávat tak, aby ve lhůtách požadovaných právními předpisy nebo pokyny bylo možno požadované doklady odevzdat.

9.4   V případě zjištěných chyb v daňové evidenci, které budou mít za následek sankci, tj. pokutu nebo penále uložené ze strany finančního úřadu vůči objednateli, má poskytovatel povinnost nahradit mu vzniklou škodu v plné výši do 60 dnů ode dne, kdy objednatel uhradil vyměřenou sankci finančnímu úřadu. Pokud dojde ze strany finančního úřadu k částečnému nebo úplnému prominutí sankce, ať už před uhrazením vzniklé škody poskytovatelem objednateli nebo po jejím uhrazení, bude se tato skutečnost vztahovat rovněž na náhradu škody mezi poskytovatelem a objednatelem dle tohoto odstavce, kdy tato náhrada bude poměrně snížena o částku rovnající se výši prominuté sankce, případně bude částka odpovídající výši prominuté sankce objednatelem poskytovateli bez zbytečného odkladu vrácena.

9.5   Objednatel se zavazuje předávat pravidelně poskytovateli všechny doklady daňové evidence týkající se jeho podnikatelské činnosti, které budou přesně odpovídat ustanovením platných právních předpisů
o účetnictví a všem ostatním právním předpisům, na adresu poskytovatele. Objednatel se zavazuje nedodat pro účely vedení daňové evidence v žádném případě doklady, které nebyly vynaloženy na dosažení zajištění a udržení zdanitelných příjmů objednatele nebo které s podnikáním objednatele nesouvisejí. V těch případech, kdy se některý výdaj bude týkat jak podnikatelské činnosti objednatele, tak i případné soukromé spotřeby jiných osob, je objednatel povinen prokazatelně označit červeně na daný doklad procento využití tohoto výdaje pro podnikatelské účely a připojit podpis odpovědné osoby (např. u účtenek za telefony, u některých drobných nákupů majetku, DHM apod.).

9.6   Za doklady daňové evidence se zde považují i veškeré uzavřené smlouvy, na které platí předcházející ustanovení obdobně (např. nájemní smlouvy, leasingové smlouvy, zprostředkovatelské smlouvy, smlouvy o sdružení, kupní smlouvy (pokud jsou uzavřeny písemně) apod.) a všechny interní doklady objednatele, včetně evidence zásob a inventurního seznamu provedeného podle příslušných zákonných předpisů.

9.7   Ode dne podpisu Smlouvy se objednatel zavazuje pravidelně 1x měsíčně dodávat poskytovateli veškeré doklady daňové evidence vystavené a přijaté objednatelem v daném měsíci, a to nejpozději do 15. dne měsíce následujícího v případě plátce DPH. U neplátce DPH nejpozději do 10 dnů po skončení každého sudého měsíce. Doklady mohou být zaslány i poštou doporučeně na adresu poskytovatele.

9.8   Plátce DPH je povinen dbát na to, aby daňové doklady dodané pro účely vedení daňové evidence měly všechny zákonné náležitosti nutné k provedení odpočtu DPH na vstupu a vystavované daňové doklady byly plně v souladu se zákonem o DPH v platném znění. Bude-li na daňovém dokladu na vstupu chybět některá náležitost stanovená zákonem o DPH, kterou lze doplnit, bude poskytovatelem proveden odpočet DPH na odpovědnost objednatele. Chybějící údaje na veškerých prvotních dokladech daňové evidence je však objednatel povinen řádně doplnit nejpozději před založením zpracované daňové evidence do archivu nebo před zahájením kontroly finančním úřadem. Bude-li mít nedodržení tohoto ustanovení za následek postih ze strany finančního úřadu nebo případné neuznání dokladu a doměření daně, nese plnou odpovědnost objednatel. V případě jakýchkoliv nejasností může poskytovatel na žádost objednatele podat objednateli vysvětlení, radu nebo konzultaci.

Článek 10

Vedení mzdové agendy

10.1 Vedení mzdové agendy objednatele zahrnuje zpracování mezd včetně výkazů na sociální a zdravotní pojištění dle platné právní úpravy. Mzdová dokumentace objednatele bude uložena u poskytovatele po dobu nezbytně nutnou, nejpozději do ukončení Smlouvy, případně dle dohody obou stran.

10.2 Poskytovatel bude dohlížet na dodržení termínů a lhůt pro splnění povinnosti objednatele vůči finančnímu úřadu, orgánům sociálního a zdravotního pojištění.

10.3 Poskytovatel je povinen vyžadovat od objednatele podklady pro zpracování závazných informací pro výše uvedené úřady a orgány a tyto informace zpracovávat tak, aby ve lhůtách požadovaných právními předpisy nebo pokyny bylo možno požadované doklady odevzdat.

10.4 V případě zjištěných chyb ve zpracování mzdové agendy, které budou mít za následek sankci, tj. pokutu nebo penále uložené ze strany finančního úřadu, zdravotní pojišťovny nebo správy sociálního zabezpečení vůči objednateli, má poskytovatel povinnost nahradit mu vzniklou škodu v plné výši do 60 dnů ode dne, kdy objednatel vyměřenou sankci uhradil. Pokud dojde ze strany zmíněných institucí k částečnému nebo úplnému prominutí sankce, ať už před uhrazením vzniklé škody poskytovatelem objednateli nebo po jejím uhrazení, bude se tato skutečnost vztahovat rovněž na náhradu škody mezi poskytovatelem a objednatelem dle tohoto odstavce, kdy tato náhrada bude poměrně snížena o částku rovnající se výši prominuté sankce, případně bude částka odpovídající výši prominuté sankce objednatelem poskytovateli bez zbytečného odkladu vrácena.

10.5 Podklady pro výpočty mezd (výkazy práce, údaje o dovolené, nemoci, apod.) budou dodány do sídla poskytovatele nejpozději 10 dní před stanoveným výplatním termínem objednatele. Podklady pro výpočty mezd budou dodány v poskytovatelem odsouhlasené formě, obsahující kompletní podklady za všechny zpracovávané zaměstnance v daném měsíci. Za zaměstnance jsou považovány všechny osoby, jejichž mzdová či personální agenda je poskytovatelem zpracovávána (např. jednatel, pracovník na základě dohody mimo pracovní poměr apod.).

10.6 Při vzniku pracovního poměru nebo jiného smluvního vztahu se zaměstnancem předá objednatel poskytovateli k založení a dalšímu zpracování do 4 dnů osobní dokumenty zaměstnance, příp. veškeré potřebné doklady (pracovní smlouvu, smlouvu o výkonu funkce, zápočtový list, prohlášení poplatníka daně z příjmů a osobní dotazník dodaný poskytovatelem, který bude obsahovat kromě základních údajů o zaměstnanci i příslušnost ke zdravotní pojišťovně a číslo bankovního účtu pro zasílání čisté mzdy, atd.).

10.7 Při změně osobních údajů zaměstnance předá objednatel doklad o změně, případně jeho čitelnou kopii, a to nejpozději do 4 dnů od zjištění změny.

10.8 Při ukončení smluvního vztahu se zaměstnancem předá objednatel doklad o ukončení smluvního vztahu zaměstnance, a to nejpozději do 4 dnů od ukončení pracovního poměru.

10.9   Mzdovou dokumentaci bude objednatel poskytovateli předávat výhradně prostřednictvím portálu Atollon obdobně jako v článku 7 odst. 7.1 těchto VOP.

10.10  Poskytovatel bude komunikovat s objednatelem v rámci vedení mzdové agendy výhradně prostřednictvím určené kontaktní osoby. Objednatel se podpisem této Smlouvy zavazuje, že kontaktní osoba objednatele je vázaná mlčenlivostí o citlivých údajích týkajících se zaměstnanců a jejich mzdových poměrů. Objednatel zajistí, že kontaktní osoba je v souladu s platnou právní úpravou oprávněna nakládat s osobními údaji zaměstnanců objednatele, nezbytnými pro řádné plnění povinností poskytovatele vztahujícími se k vedení mzdové agendy, a to dle interních postupů objednatele – toto bude doloženo čestným prohlášením objednatele.

10.11  Objednatel zajistí, aby byla kontaktní osoba objednatele jeho zaměstnanci zbavena mlčenlivosti
o údajích týkajících se zaměstnanců a jejich mzdových poměrů vůči poskytovateli a aby byl poskytovatel zbaven mlčenlivosti o těchto údajích vůči kontaktní osobě objednatele zaměstnanci objednatele. Zbavení mlčenlivosti kontaktní osoby objednatele a poskytovatele podle tohoto odstavce prokáže objednatel doručením písemného seznamu svých zaměstnanců, ve kterém svými podpisy vyjadřují souhlas s výše uvedeným zbavením mlčenlivosti poskytovatele a kontaktní osoby objednatele (dále jen „Seznam zaměstnanců“). V případě změny kontaktní osoby objednatele nebo v případě rozšíření Seznamu zaměstnanců o nové zaměstnance doručí objednatel bez zbytečného odkladu poskytovateli nový Seznam zaměstnanců, ve kterém budou uvedeny nové kontaktní osoby a noví zaměstnanci.

10.12  V případě, že si objednatel mzdovou dokumentaci fyzicky převezme do vlastní péče, bude o této skutečnosti sepsán předávací protokol a poskytovatel nadále neponese žádnou odpovědnost za případné poškození, ztrátu nebo záměnu některých dokladů.

10.13 V případě, že zaměstnanec v Seznamu zaměstnanců nepotvrdí svůj souhlas se zbavením mlčenlivosti poskytovatele a kontaktní osoby objednatele, bude za každého takového zaměstnance účtována navíc částka ve výši 30 % z částky odměny za průběžné vedení personální a mzdové agendy sjednané Smlouvou paušálem na každého zaměstnance a měsíc; poskytovatel se při účtování této částky bude řídit vždy aktuálním Seznamem zaměstnanců, který mu byl doručen objednatelem.

10.14  Za provedení roční závěrky mzdové agendy - provedení uzávěrky všech mzdových dokumentů, roční kompletaci celé mzdové agendy, vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a roční zúčtování zaměstnanců a uzavření evidence důchodového pojištění - uhradí objednatel poskytovateli odměnu ve výši odpovídající částce účtované za měsíc prosinec zpracovávaného období.

10.15  Přihlášení nebo odhlášení zaměstnanců objednatele na příslušných orgánech státní správy a zajištění agendy s těmito změnami související je zpoplatněno vždy jednorázovou částkou ve výši odpovídající částce sjednané za vedení mzdové agendy za jednoho zaměstnance a měsíc. V případě kontrol mzdové agendy ze strany orgánů státní správy budou služby poskytovatele vyúčtovány hodinovou sazbou dle standardního ceníku.

Článek 11

Zpracování daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob objednatele, jeho vyhotovení a podání

11.1   Poskytovatel se zavazuje do dohodnutého termínu zpracovat kompletní daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob odpovídající českým právním normám, toto daňové přiznání podat na příslušné územní pracoviště finančního úřadu, a podle potřeby se zúčastnit každého projednávání daňového přiznání před státními orgány provádějícími kontrolu tohoto zpracovaného přiznání.

11.2   Poskytovatel je povinen nejpozději 10 dnů před posledním dnem, kdy je možné podle zákona
č. 596/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů daňové přiznání objednatele podat, informovat objednatele o výsledné částce, kterou bude muset objednatel zaplatit na dani z příjmů právnických osob; pokud však podává poskytovatel daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob před tímto datem, informuje objednatele nejpozději 10 dnů před podáním vlastního daňového přiznání.

11.3   Poskytovatel je povinen objednateli emailem zaslat harmonogram zpracovávání dokladů a písemností objednatele v příslušném roce následujícím po roce, za který se daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob podává (dále jen „harmonogram“).

11.4   Objednatel se zavazuje předat poskytovateli ve lhůtě určené podle harmonogramu podle předchozího odstavce tohoto článku veškeré písemnosti a dokumenty, které jsou zapotřebí k řádnému provedení kontroly předloženého účetnictví a ke zpracování daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob za předcházející kalendářní rok. V případech, že poskytovatel objednateli nezašle aktuální harmonogram nebo to není objektivně možné z důvodů na straně objednatele, je objednatel povinen předat poskytovateli všechny potřebné doklady a písemnosti nejpozději 2 měsíce před požadovaným termínem podání daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob, který sdělí poskytovateli písemně v předávacím protokolu vyhotoveném při předání účetních dokladů objednatele nebo který bude zaznamenán v interní evidenci poskytovatele. Po dni, který předchází 2 měsíce poslednímu dnu, kdy je možné podat podle zákona č. 596/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů daňové přiznání objednatele, přijetí dokladů a písemností a související plnění poskytovatel objednateli negarantuje. Pokud je však poskytovatel od objednatele přesto přijme, je zavázán podat daňové přiznání v termínu, který s objednatelem sjednal a který je uveden v předávacím protokolu nebo zaznamenán v interní evidenci poskytovatele.

11.5   V případě prodlení s plněním povinnosti objednatele podle odst. 11.4 tohoto článku se termín pro podání daňového přiznání poskytovatelem prodlužuje o dobu prodlení objednatele. Poskytovatel je současně v takovém případě oprávněn daňové přiznání zpracovat pouze dle podkladů předaných objednatelem do termínu stanoveného těmito VOP. Veškeré škody a náklady vzniklé v návaznosti na postup poskytovatele dle tohoto odstavce jdou plně k tíži objednatele a poskytovatel za ně nenese žádnou odpovědnost. V případě změny již předaných podkladů a pokynů objednatele k vedení účetnictví či zpracování daňového přiznání uhradí objednatel poskytovateli veškeré vícepráce s touto změnou spojené v hodinové sazbě za služby daňového poradce dle standardního ceníku poskytovatele.

11.6   V případě sjednání zálohové platby za služby dle tohoto článku bude daňovým poradcem poskytovatele písemně potvrzeno udělení plné moci pro příslušný rok správě sociálního zabezpečení a příslušné zdravotní pojišťovně až po úhradě sjednané zálohy. Nedojde-li k uskutečnění předmětu plnění dle tohoto článku po zaregistrování plné moci na příslušných úřadech vinou objednatele z jakéhokoliv důvodu, zavazuje se objednatel uhradit poskytovateli „poplatek za rezervaci kapacity kanceláře daňového poradce“ ve výši odpovídající částce vyúčtované zálohy. Smluvní strany se dohodly na tom, že případný „poplatek za rezervaci kanceláře daňového poradce“ bude poskytovatelem započten na pohledávku objednatele, vzniklou vyúčtováním zálohy. Částka uhrazené zálohy tedy v případě vyúčtování „poplatku za rezervaci kanceláře daňového poradce“ nebude objednateli vrácena.

11.7   Poskytovatel není povinen daňové přiznání podepsat ani předat na příslušné územní pracoviště finančního úřadu ani objednateli, pokud nebudou veškeré finanční závazky objednatele vyplývající ze Smlouvy nebo VOP uhrazeny.

Článek 12

Zpracování daňového přiznání k dani z příjmu fyzických osob objednatele, jeho vyhotovení a podání

12.1   Poskytovatel se zavazuje do dohodnutého termínu zpracovat kompletní daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob odpovídající českým právním normám, toto daňové přiznání podat na příslušné územní pracoviště finančního úřadu, a podle potřeby se zúčastnit každého projednávání daňového přiznání před státními orgány provádějícími kontrolu tohoto zpracovaného přiznání.

12.2   Poskytovatel se dále zavazuje zpracovat pro objednatele příslušné přehledy pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu.

12.3   Poskytovatel je povinen nejpozději 10 dnů před posledním dnem, kdy je možné podle zákona
č. 596/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů daňové přiznání objednatele podat, informovat objednatele o výsledné částce, kterou bude muset objednatel zaplatit na dani z příjmů fyzických osob; pokud však podává poskytovatel daňové přiznání k dani z příjmu fyzických osob před tímto datem, informuje objednatele nejpozději 10 dnů před podáním vlastního daňového přiznání.

12.4   Poskytovatel je povinen objednateli emailem zaslat harmonogram zpracovávání dokladů a písemností objednatele v příslušném roce následujícím po roce, za který se daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob podává (dále jen „harmonogram“).

12.5   Objednatel se zavazuje předat poskytovateli ve lhůtě určené podle harmonogramu podle předchozího odstavce tohoto článku veškeré písemnosti a dokumenty, které jsou zapotřebí k řádnému provedení kontroly předloženého účetnictví a ke zpracování daňového přiznání k dani z příjmů fyzických osob za předcházející kalendářní rok. V případech, že poskytovatel objednateli nezašle aktuální harmonogram nebo to není objektivně možné z důvodů na straně objednatele, je objednatel povinen předat poskytovateli všechny potřebné doklady a písemnosti nejpozději 2 měsíce před požadovaným termínem podání daňového přiznání k dani z příjmů fyzických osob, který sdělí poskytovateli písemně v předávacím protokolu vyhotoveném při předání účetních dokladů objednatele nebo který bude zaznamenán v interní evidenci poskytovatele. Po dni, který předchází 2 měsíce poslednímu dnu, kdy je možné podat podle zákona č. 596/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů daňové přiznání objednatele, přijetí dokladů a písemností a související plnění poskytovatel objednateli negarantuje. Pokud je však poskytovatel od objednatele přesto přijme, je zavázán podat daňové přiznání a přehledy pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu v termínu, který s objednatelem sjednal a který je uveden v předávacím protokolu nebo zaznamenán v interní evidenci poskytovatele.

12.6   V případě prodlení s plněním povinnosti objednatele podle odst. 12.5 tohoto článku se termín pro podání daňového přiznání poskytovatelem prodlužuje o dobu prodlení objednatele. Poskytovatel je současně v takovém případě oprávněn daňové přiznání zpracovat pouze dle podkladů předaných objednatelem do termínu stanoveného těmito VOP. Veškeré škody a náklady vzniklé v návaznosti na postup poskytovatele dle tohoto odstavce jdou plně k tíži objednatele a poskytovatel za ně nenese žádnou odpovědnost. V případě změny již předaných podkladů a pokynů objednatele k vedení účetnictví či zpracování daňového přiznání uhradí objednatel poskytovateli veškeré vícepráce s touto změnou spojené v hodinové sazbě za služby daňového poradce dle standardního ceníku poskytovatele.

12.7   V případě sjednání zálohové platby za služby dle tohoto článku může být daňovým poradcem poskytovatele potvrzeno udělení plné moci pro příslušný rok správě sociálního zabezpečení a příslušné zdravotní pojišťovně až po úhradě sjednané zálohy. Nedojde-li k uskutečnění předmětu plnění dle tohoto článku po zaregistrování plné moci na příslušných úřadech vinou objednatele z jakéhokoliv důvodu, zavazuje se objednatel uhradit poskytovateli „poplatek za rezervaci kapacity kanceláře daňového poradce“ ve výši odpovídající částce vyúčtované zálohy. Smluvní strany se dohodly na tom, že případný „poplatek za rezervaci kanceláře daňového poradce“ bude poskytovatelem započten na pohledávku objednatele, vzniklou vyúčtováním zálohy. Částka uhrazené zálohy tedy v případě vyúčtování „poplatku za rezervaci kanceláře daňového poradce“ nebude objednateli vrácena.

12.8   Poskytovatel není povinen daňové přiznání podepsat ani předat na příslušné územní pracoviště finančního úřadu ani objednateli, pokud nebudou veškeré finanční závazky objednatele vyplývající ze Smlouvy nebo VOP uhrazeny.

Článek 13

Zajištění poskytování právních služeb

13.1   V případě zájmu objednatele zajistí poskytovatel pro objednatele poskytnutí kvalifikovaných právních služeb prostřednictvím právníka poskytovatele nebo prostřednictvím externího advokáta úzce spolupracujícího s poskytovatelem. Objednatel se v takovém případě zavazuje dodat poskytovateli veškeré podklady a informace potřebné k plnění povinností poskytovatele dle tohoto odstavce.

Článek 14

Zastupování na základě generální plné moci

14.1   V rámci zastupování na základě generální plné moci poskytovatel bude zejména přijímat doručované písemnosti, včetně doporučených a elektronických zásilek.

14.2   Poskytovatel zřídí objednateli daňovou informační schránku, která umožňuje:

-                             kontrolu stavu osobního daňového účtu – evidence nedoplatků, přeplatků daňového účtu; díky tomuto dálkovému přístupu jsou pod neustálou kontrolou platby objednatele vůči územnímu pracovišti finančního úřadu;

-                             převzetí a evidenci všech poskytovatelem zpracovaných elektronických písemností vztahujících se k objednateli;

-                             kontrolu osobního daňového kalendáře – zřízeného konkrétně pro objednatele, zobrazující termínový přehled úkonů, které je nutno vykonat ve vztahu k České daňové správě a umožňující lepší přehled o termínech při plnění daňových povinností objednatele;

-                             nahlížení do spisové evidence, tj. elektronické zpřístupnění písemností z daňového řízení a archivace všech dokumentů.

14.3   Poskytovatel bude sledovat změny daňové a právní legislativy, které se týkají a aktivit objednatele,
a zajistí přednostní obsluhu při vyřízení dotazů a potřeb objednatele týkajících se služeb poskytovatele.

14.4   Poskytovatel v případě zájmu objednatele bude objednateli v elektronické formě zasílat novinky ohledně legislativních změn týkajících se podnikání objednatele.